Administrasi dan Kesekretariatan

Administrasi, Kesekretariatan, dan keuangan

Prinsip administrasi kesekretariatan adalah :
Sederhana
Jelas
Fleksibel
Satu kesatuan / komando
Praktis


Fungsi dasar administrasi kesekretariatan :
Merumuskan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan informasi
Pengendalian informasi
Penggunaan teknologi


Beberapa Sistem Administrasi :

A. PROPOSAL

Untuk :
bahan pertimbangan bagi yang berwenang
pengajuan bantuan
landasan kerja
§ barometer keberhasilan

Proposal bersinonim artinya dengan suggestion (saran, usul atau nasehat), offer (penawaran), application (permintaan, lamaran), tender (penawaran, pendaftaran), plan (rencana).

BAB-BAB STANDAR PROPOSAL PERIZINAN :

I. Pendahuluan

II. Dasar pemikiran, Dasar pelaksanaan

Dasar pemikiran berisikan point-point latar belakang berdasarkan hasil pemikiran pelaksana mengapa kegiatan ini diajukan

Dasar pelaksanaan berisikan point-point dasar hukum sebagai landasan pelaksanaan kegiatan ini

III. Maksud dan tujuan

IV. Deskripsi/rencana kegiatan

Berisikan teknis-teknis pelaksanaan kegiatan. Seperti nama kegiatan, tema, waktu, tempat, penyelenggara, peserta, materi, bentuk kegiatan, acara, dll

V. Susunan kepanitiaan

VI. Anggaran biaya (sumber pemasukan)

VII. Penutup

VIII. Format tanda tangan

Aturan format tanda tangan :

(1) yang disebelah kanan kedudukannya(jabatannya) lebih tinggi dari yang disebelah kiri

(2) yang disebelah bawah kedudukannya lebih tinggi dari yang disebelah atas

(3) Cap disebelah kanan atas (bukan ditengah atau dikiri)

IX. Lampiran


PROPOSAL ANALISA USULAN KEGIATAN (Versi ROHANI-554)
I. Pendahuluan
II. Dasar pemikiran [kondisi objektif, kondisi ideal]
III. Tujuan
IV. Sasaran
V. Target segmen objek
VI. Deskripsi pelaksanaan (waktu, tempat, materi, bentuk acara)
VII. Pelaksana
VIII. Kriteria keberhasilan
IX. Anggaran dana
X. Alternatif sumber dana



B. SURAT MENYURAT

Kegiatan penanganan surat adalah kegiatan yang dimulai dari penerimaan surat masuk maupun surat keluar, pencatatan, pemrosesan sampai dengan pengiriman dan penyimpanan arsip.

Semua surat masuk maupun surat keluar harus dicatat untuk memudahkan pengendalian/penemuan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.


Pengertian surat

Surat adalah sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain


Fungsi surat

Sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai :
Wakil dari pengirim/penulis
Bahan bukti tertulis, misalnya surat perjanjian, bukti histories, dsb
Pedoman pengambilan tindak lanjut/keputusan
Alat mengingat, misalnya suratyang sudah diarsip
Alat pengukur kegiatan organisasi/instansi
Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak)


Jenis surat :
Memo
Surat pengantar
Surat keputusan
Surat edaran
Surat undangan
Surat tugas
Surat kuasa
Surat pengumuman
Surat pernyataan
Surat keterangan
Berita acara

Sifat dan derajat surat menurut sifatnya dapat dibedakan menjadi :
Surat sangat rahasia, yaitu surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan yang tinggi dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya
Surat rahasia, yaitu surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan yang tinggi, yang erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dna hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk
Surat terbatas, yaitu surat yang informasinya membutuhkan pengamanan yang erat hubungannya dengan tugas khusus kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk
Surat biasa, yaitu surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus


Salah satu ciri surat rahasia adalah bersampul/amplop rangkap


Fungsi arsip dapat digolongkan menjadi dua golongan, yaitu :

1. Arsip yang dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan ketatausahaan. Arsip ini digolongkan menjadi :


Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, karenanya disimpan di unit pengolahan
Arsip semi aktif, yaitu berkas surat yang frekuensi penggunaannya sudah menurun
Arsip inaktif, yaitu berkas surat yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus, disimpan di pusat penyimpanan arsip


2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan

Penyimpanan arsip dapat didasarkan pada :

- Masalah
Abjad
Tanggal
Nomor
Wilayah


Penulisan bagian surat :

Bagian surat terdiri atas :

1. Kepala surat, yang mencantumkan :

Lambang instansi
Nomor, lampiran dan perihal
Tanggal
Alamat tujuan surat

2. Isi surat, secara garis besar terbagi menjadi tiga bagian :

- Pendahuluan

Pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat, ditulis dengan singkat dan jelas tentang yang akan diberitahukan, dapat berupa pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, permintaan atau balasan

- Isi pokok

Isi pokok mengemukakan hal yang perlu disampaikan, singkat, lugas dan jelas serta merupakan uraian dari inti surat

- Penutup

Kalimat penutup merupakan simpul dan kunci isi surat, dapat juga berupa harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat

3. Penutup surat, terdiri atas :

Nama dan jabatan penanda tangan
Tanda tangan
Cap
Tembusan


C. LAPORAN KEGIATAN :

Bab-bab isi laporan : (alternatif)
kesekretariatan
tiap bidang (Deskripsi kegiatan)
keuangan
evaluasi kegiatan
Kesimpulan, saran
lampiran


D. DOKUMENTASI :
Adanya penomoran dokumentasi
Adanya sistematika penyimpanan dokumentasi


Team Building
Definisi TIM

Sekumpulan individual tidak dapat disebut team, mereka harus disatukan dengan baik oleh pemimpin mereka yang menuju pada suatu tujuan yang sama

TIM adalah :
Sekelompok kecil orang-orang dengan
keahlian yang saling melengkapi, dimana mereka berkomitmen untuk
mencapai tujuan bersama dengan
standar kualitas kerja yang telah disepakati bersama dan
tiap anggota TIM mempunyai peran dan tugas yang jelas
dan bertanggungjawab bersama untuk tindakan setiap anggotanya
Mereka juga sangat memperdulikan perkembangan pribadi anggota lain

Mengapa TIM ?
TIM itu lebih dari sekedar sekelompok orang yang bekerja bersama !
TIM mempunyai potensi menyelesaikan masalah jauh lebih banyak daripada jumlah anggota secara perorangan
Ketika sejumlah orang sudah menjadi TIM yang solid, kekuatan TIM bukan sekedar penjumlahan dari kekuatan anggota-anggotanya. Kekuatan TIM yang padu jauh lebih besar lagi. (Mungkin perkalian atau bahkan perpangkatannya)
Keunggulan TIM :

Lebih banyak gagasan muncul, sehingga kemampuan inovasi meningkat
Tekanan kerja berkurang karena masalah selalu dibahas bersama
Masalah besar yang melibatkan banyak bidang keahlian lebih baik dipecahkan dengan pendekatan TIM
Tim mempunyai potensi menyelesaikan tugas yang lebih sulit, lebih banyak dengan lebih baik dibandingkan seorang individu
Ketika sejumlah orang sudah menjadi tim yang solid, kekuatan tim bukan sekedar penjumlahan dari kekuatan anggota-anggotanya. tim yang padu jauh lebih besar lagi (mungkin perkalian atau perpangkatan)

TIM, Kelompok dan individu

Ada beberapa perbedaan nyata antara bekerja dalam TIM dengan bekerja sendiri atau bekerja bersama dalam kelompok sekalipun.

Point kesuksesan TIM :
TIM memiliki kemampuan yang lebih baik dari kemampuan perorangan dalam hal kemampuan dan proses managementnya

Karena :

TIM menyatukan kemampuan dan pengalaman anggotanya yang saling melengkapi
Setiap anggota TIM yang saling bertanggungjawab terhadap kesuksesan TIM menghasilkan kemampuan bekerja TIM yang lebih baik
TIM lebih fleksibel dan lebih tanggap terhadap perubahan keadaan

Karena :

TIM dengan sasaran kerja yang jelas, dapat melahirkan gagasan-gagasan yang lebih banyak untuk menghadapi masalah-masalah yang muncul
TIM dapat membangun kepercayaan diri setiap anggotanya terhadap kemampuannya masing-masing

Karena :

Kepercayaan diri mereka akan lebih baik sewaktu mereka menghadapi masalah secara bersama-sama dalam satu TIM
TIM lebih menyenangkan

Karena :


TIM memiliki rasa kekeluargaan dan kebersamaan
Setiap anggota TIM menikmati bagaimana dirinya menjadi “sesuatu yang lebih besar dari dirinya sendiri”.
Adanya humor mendorong kerja TIM yang lebih baik


Ciri khas dari sebuah TIM
· hubungan antar anggota yang sangat erat dan terbuka
· rasa identitas yang kuat
· semangat dan energi yang besar
· setiap anggota memberikan sumbangan dan perannya masing-masing yang khas

Langkah-langkah pembinaan TIM
Menentukan misi/tujuan yang jelas
Memulai dengan tugas-tugas yang sederhana
Memastikan adanya kesepakatan dan komitmen dari seluruh anggota
Menyusun program realistis
Membahas masalah secara luas dan jujur
Mendorong suasana yang jujur dan terbuka
Tidak menggunakan paksaan pada anggota
Menerima bantuan dari luar jika perlu
Banyak mendelegasikan tugas pada anggota
Mau belajar dari kegagalan
Konsisten
Hal-hal yang harus diperhatikan
semua anggota tim jelas mengenal sasaran tim dan sepakat
kemampuan perorangan dikenali agar peran menjadi jelas
tim mempunyai struktur yang baik
tim mempunyai mekanisme kerja yang baik
tim disiplin
tim saling mendukung dan mengembangkan hubungan yang erat
tim bersikap terbuka
kepemimpinan yang memadai
anggota tim mesti punya keahlian masing-masing yang khas
semua anggota mesti loyal dan saling mendukung
tidak ragu-ragu untuk berbeda pendapat
kreatif

Yang harus dihindari

Kerja suatu TIM tidak akan ada artinya jika :
· kepemimpinan TIM buruk
· anggota tidak memiliki sikap yang diperlukan
· suasana TIM sendiri tidak konstruktif
· sasaran yang tidak jelas/terpahami
· kurangnya ransangan atau motivasi tim berupa standar tinggi
· metode kerja yang tidak efektif
· keterbukaan tim dan informasi terbatas
· tidak memiliki kreativitas yang tinggi
· pribadi-pribadi yang tidak berkembang

1.h. Tipe TIM
TEAM TYPE
CHARACTERISTICS
Effecti-veness

Working Group
Members interact to share information, best practices or perspectives and to make decisions to help each individual perform within his/her own responsibility
25 %

Pseudo Team
Group members not focused on collective performance and not really trying to achieve it
0 %

Potential Team
Group trying to improve performance impact but needs more clarity on purpose, goals and common working approach
25 %

Real Team
Members committed to common purpose, goals, working approach for which they hold themselves mutually accountable
50 %

High Performance Team
Same as above, but members also deeply committed to one another’s personal growth and success
100 %





Tahapan dalam membangun TIM
Tahapan
Karakteristik

Forming
Setiap anggota mulai mengenal yang lainnya dan menetapkan dasar awal peraturan team

Storming
Konflik antar anggota team mulai ada

Norming
Anggota team akan prosedur pelaksanaan, ingin selalu bekerjasama, mengembangkan perkawanan dan komitmen untuk melaksanakan proses

Performing
Anggota team bekerja bersama untuk mencapai tujuan


1.j. Karakter dari TIM yang efektif
Misi dan tujuan yang jelas

Penyampaian dari misi dan tujuan ini harus jelas dan dimengerti oleh setiap anggota team. Walaupn di dalam team tersebut terdapat sub sub team yang masing masing mempunyai misi dan tujuan yang berbeda. Tetapi misi dan tujuan secara keseluruhan tetap harus dimengerti oleh tiap anggota team.
Trust

Trust dapat berarti berbagai macam untuk orang yang berbeda. Di dalam hal ini trust dapat diartikan sebagai level kenyamanan antar tiap anggota team yang dimanefestasikan dalam kemampuan tiap anggota team untuk menerima perbedaan pendapat, sikap dan nilai. Permasalahan permasalahan yang sering timbul dalam team atau konflik akan terminimalisir bila adanya nilai trust ini.
Kohesif

Kekuatan dan keinginan dari setiap anggota team untuk mempertahankan team mereka
Mengerti keterkaitan antar anggota untuk mencapai suatu tujuan

Memahami bahwa untuk mencapai suatu tujuan dibutuhkan peranan dari setiap anggota tidak memandang signifikan atau tidak peranan tersebut. “in a teamwork everyone contributes their share”

Tahapan untuk menuju TIM yang sukses

Ada beberapa tahapan untuk melukiskan perkembangan menuju team yang sukses

Tahap 1 : the undeveloped team

Tahapan yang paling umum. Dimana team ini telah terbentuk tetapi diantara anggota team masih banyak yang tidak saling percaya, ego yang masih tinggi diantara anggota. Keputusan di dalam team ini sepenuhnya diambil oleh manager

Tahap 2 : the experimenting team

Pada tahapan ini team mulai menghadapi permasalahan dengan lebih terbuka. Suasana diantara anggota team mulai terlihat lebih akrab

Tahap 3 : the consolidating team

Team ini mulai percaya diri dan diantara team telah tumbuh rasa saling percaya satu dengan lainnya. Pengambilan keputusan dilakukan dengan lebih demokratis.


Tahap 4 : the mature team

Ini merupakan tahapan team yang paling tinggi dimana team siap untuk bekerja dengan efektif. Ego individual telah kalah oleh kepentingan team dan dalam setiap pengambilan keputusan team seluruh anggota team dilibatkan baik secara langsung maupun tidak langsung

Memotivasi TIM

Sangat mengagumkan melihat hasil yang dapat dicapai oleh sebuah tim yang bermotivasi tinggi.


Berikut ini adalah alternatif prinsip yang dapat digunakan untuk mengubah kelompok menjadi sebuah tim :

1. Mereka seharusnya mampu dan harus sesuai untuk jabatannya

Orang seharusnya mampu, melalui pelatihan dan berbagai program pengembangan kepribadian, agar menjadi sesuai dengan peran yang harus mereka mainkan dalam tim mereka.

Tetapi jika seseorang tidak ingin dilatih atau tidak menginginkan jabatan yang telah mereka duduki, mereka tidak akan pernah sesuai dengan jabatan mereka itu.

2. Mereka harus merasakan sukses

Sebuah tim, agar mampu mencapai sukses, harus bahagia dan kebahagiaan itu dapat dikembangkan melalui kemampuan merasakan kenikmatan sukses.

“Mengetahui diri kita sendiri melangkah maju memotivasi kita.”

3. Mereka harus mempunyai sikap yang tepat

Ketika orang sedang bermain, atau ikut serta dalam sebuah kegiatan social maupun aktivitas amal, mereka nampaknya tidak sedang bekerja. Jadi, yang penting adalah sikap kita terhadap pekerjaan.

Ada sebagian orang yang mulai bekerja jam setengah delapan pagi sampai jam tujuh atau delapan malam. Walaupun tidak tiap-tiap hari dalam seminggu, tetapi secara teratur dan bila diperlukan.

Dan di dalam perusahaan lain, orang mulai bekerja jam sembilan pagi, kemudian satu menit menjelang pukul lima sore mereka akan menghambur keluar. Mereka tidak tahan lagi untuk segera meninggalkan tempat kerjanya.


Menciptakan Suasana TIM

Berikut ini sepuluh tip kunci untuk menciptakan lingkungan yang sesuai bagi tim agar dapat termotivasi secara alamiah.

1. Kondisi kerja yang positif

Maksudnya adalah bahwa perlengkapan, peralatan dan system di mana anggota tim akan bekerja haruslah secara nyata berfungsi baik.

2. Penegasan tugas

Semua tim perlu sadar akan penegasan tugas organisasi

3. Budaya prioritas

Apa yang dihargai atau diakui oleh seorang manajer ?
Apakah orang yang dihargai adalah mereka kelihatan sibuk dan bekerja lebih lama ataukah mereka yang membuahkan hasil ?
Apakah orang takut untuk bersikap lain karena adanya sanksi berat padahal yang sangat dibutuhkan adalah input yang kreatif ?

Orang akan selalu bertingkah laku sejalan dengan mekanisme penghargaan yang telah membentuk mereka.

4. Sasaran umum

Harus ada sebuah sasaran umum, sebuah tujuan atau bahkan sebuah alas an yang harus diperjuangkan.

Dalam menciptakan apa yang kini disebut sebagai ‘sasaran umum’ (common goal), sasaran itu harus menarik bagi semua orang dalam tim.

Tidaklah baik memberlakukan suatu sasaran pada sebuah tim yang hanya merangsang atau menarik bagi manajer, pimpinan, tetapi tidak menarik bagi atau merangsang semua orang yang terlibat.

Ini mengacu pada pentingnya menciptakan sasaran dengan suatu pengambilan keputusan melalui proses kolektif.

5. Pertahankan energi tinggi

Orang dengan sendirinya akan menjadi lebih termotivasi pada saat mereka sibuk. Sangat jarang mengalami kelelahan fisik. Tetapi bekerja keras tanpa stress hampir tidak pernah menjadi penyebab keluhan medis.

6. Ingatlah akan individu

Arti individu tetaplah penting sekalipun individu-individu itu merupakan bagian dari suatu tim.

Mereka masing-masing harus merasa bahwa perlakuan terhadap mereka adalah adil dan pantas.

Mereka masing-masing harus merasa bahwa sumbangan mereka bagi tim diakui.

Mereka masing-masing harus merasa bahwa peran mereka mendukung ke arah keberhasilan.

Mereka masing-masing harus mempunyai kesetiaan dan rasa hormat terhadap manajer dan rekan.

7. Identitas tim

Pernahkan Anda memperhatikan bagaimana orang begitu ingin mengenakan jaket atau kaus yang bertuliskan nama tim olahraga mereka ?

Inilah salah satu prinsip motivasi : keterlibatan dalam kelompok memotivasi.

Sebagai pemimpin, perhatikan setiap kemungkinan untuk menciptakan identitas tim

8. Sukses harus dinikmati bersama-sama

Anggota tim harus mampu untuk bersama-sama merasakan penghargaan atas sukses yang dicapai.

9. Tim yang positif

Bagaimana anggota tim berkomunikasi satu sama lain ? Jika negatif, satu hal yang pasti adalah bahwa tim itu akan menjadi tim yang tidak produktif. (saling kritik, saling menyalahkan, selalu mengeluh, suasana pengkhianatan)

Tugas pimpinan untuk mencegah komunikasi negatif menyebar.

Hanya diperlukan satu orang negatif untuk menjadikan selutuh anggota timnya berangsur-angsur menjadi negatif juga.

10. Kepemimpinan yang memotivasi :

i. Menetapkan target

Tetapkan target yang realistis dan laksanakan. Orang-orang akan dipenuhi dengan ilham bila mekre bekerja untuk seorang manajer yang mempunyai tujuan.

ii. Berikan teladan

Dalam jangka waktu tertentu, anggota cenderung menjadi duplikat pimpinan mereka.

Orang macam apa yang Anda inginkan sebagai anggota Anda ?

iii. Teruslah melakukan perbaikan

Jadilah seorang pemikir yang progresif. Jangan pernah biarkan mereka yang Anda pimpin untuk juga berpikir bahwa mereka sedang melakukan hal yang terbaik.

Jika kita ingin menghadapi kebenaran, kita semua bisa berbuat lebih baik lagi.

iv. Berilah diri Anda waktu untuk berpikir

Sisihkan sekitar setengah jam per hari untuk betul-betul berpikir dan Anda akan terkesan dengan hasilnya.

v. Memimpinlah tanpa memaksa

Kepemimpinan yang paling efektif adalah kepemimpinan melalui teladan dan bukan melalui perintah. Pemimpin yang termotivasi akan memimpin dan tidak perlu mendorong, akan menunjukkan tanpa perlu mengatakan.

vi. Buatlah penilaian berdasarkan hasil

Berharapkan agar selalu memperloeh penilaian berdasarkan hasil, sebab Anda sebagai pemimpin yang termotivasi akan menilai orang lain juga berdasarkan hasil

vii. Bangunlah kepercayaan diri

Kembangkan suatu kepercayaan diri yang besar akan diri Anda dan akan kemampuan Anda.

Kemampuan adalah sesuatu yang kita peroleh sebagai hasil dari suatu keinginan kuat.

viii. Harapkanlah datangnya kritik

ix. Berpikir tentang masa depan

Jika Anda dapat melakukan sesuatu yang sedikit berbeda dari apa yang Anda lakukan sehari sebelumnya, bertolak dari pandangan berbuat sedikit lebih baik, itu akan menimbulkan kepemimpinan yang mendatangkan inspirasi yang merupakan gaya yang bersifat sangat memotivasi

x. Berpikirlah bagai seorang pemenang

Ketika Anda dihadapkan pada suatu situasi, yang positif maupun negatif, cobalah membayangkan orang yang paling sukses akan bertindak apa.


Beristirahat Bersama-sama

Dengan mengajak tim Anda keluar apakah untuk keperluan pelatihan, diskusi atau bahkan bersenang-senang, Anda akan mempersatukan mereka semakin dekat.