Manajemen Organisasi

KONSEP DASAR MANAJEMEN

Materi / Bahan Ajar

Fungsi-fungsi manajemen
Sampai sekarang belum ada kesepakatan baik diantara para praktisi maupun para teoritisi mengenai apa saja yang menjadi fungsi-fungsi atau tugas-tugas manajemen. Untuk pembahasan kita, baiklah kita ambil konsep paling sederhana yang diajukan oleh George R. Terry yang meliputi 4 buah fungsi manajemen, yaitu:
Perencanaan (Planning)
Pengorganisasian (Organizing)
Penggerakkan (Actuating)
Pengawasan (Controlling)

Ad.1. Perencanaan (Planning)
Secara sederhana perencanaan dapat dirumuskan sebagai penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan. Tetapi biasanya secara lebih detail perencanaan dirumuskan sebagai penetapan atau penyusunan langkah-langkah sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut: apa yang harus dicapai, bilamana hal tersebut harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggung jawab atas pencapaian tujuan, dan mengapa sesuatu hal harus dicapai.

Di dalam bahasa Inggris perencanaan (planning) dirumuskan sebagai tindakan yang harus dilakukan dalam menjawab 6 buah pertanyaan yang lazim dikenal sebagai 5 W + 1 H, yaitu:
a. Tindakan apa yang harus dikerjakan (WHAT)
b. Apakah sebabnya tindakan itu dikerjakan (WHY)
c. Dimanakah tindakan itu akan dilakukan (WHERE)
d. Bilamana tindakan itu dikerjakan (WHEN)
e. Siapa yang akan mengerjakan tindakan itu (WHO)
f. Bagaimana pelaksanaannya (HOW)

Dari serentetan pertanyaan tersebut di atas, dua masalah pokok adalah ‘What’ yang mempersoalkan tujuan yang hendak dicapai dan ‘How’ yaitu bagaimana metode atau cara untuk mencpai tujuan tersebut. Setelah kedua pertanyaan ini terjawab, maka barulah diteruskan dengan tindakan-tindakan yang lain.
1.1. Pedoman Perencanaan

Karena sebuah rencana dibuat untuk kemudian dilaksanakan, maka penyusunannya harus mengingat beberapa patokan atau pedoman utama, yakni:
Kemampuan
Kondisi dan situasi
Tanggung jawab
Kerjasama

1.1.1. Kemampuan
Perencanaan harus disesuaikan dengan kemampuan yang ada: sumber-sumber yang tersedia, kamampuan tenaga pelaksana, sumber keuangan, bahan-bahan yang dimiliki, dan sebagainya. Sebuah rencana yang dibuat tanpa mengingat kemampuan untuk mencapainya, maka mudah kandas di tengah jalan.

1.1.2. Kondisi dan Situasi
Kondisi dan situasi masyarakat di mana sebuah usaha akan dilakukan perlu juga menjadi pertimbangan. Termasuk dalam hal ini adalah kondisi sosial, ekonomi, budaya, dan sebagainya. Misalnya kemampuan daya beli masyarakat dan kesenangan terhadap barang yang akan diproduksi.

1.1.3. Tanggung Jawab
Perlu pula dipertimbangkan besar kecilnya tanggung jawab yang akan dipikul oleh masing-masing petugas, baik terhadap organisasi maupun terhadap masyarakat (tanggung jawab sosial). Apakah usaha tidak akan mengganggu kenyamanan masyarakat dan lingkungan.

1.1.4. Kerjasama
Yang juga harus dipertimbangkan adalah gambaran akan mudah tidaknya terjadi kerjasama yang baik antara orang-orang yang menduduki bagian-bagian organisasi yang akan dijalankan.

1.2. Sifat Perencanaan
Kecuali beberapa faktor yang harus menjadi pertimbangan dalam membuat perencanaan, maka sebuah rencana yang baik harus memiliki sifat-sifat:

Rasional, artinya rencana dibuat berdasarkan pemikiran dan perhitungan yang masak, sesuai dengan kemampuan yang ada.

Luwes, atau fleksibel, artinya rencana dapat mudah menyesuaikan diri dengan perubahan/perkembangan situasi dan kondisi yang mungkin terjadi.

Di samping itu rencana harus dibuat secara terus-menerus dan berkesinambungan sesuai dengan perubahan dan perkembangan masa. Artinya pada setiap jangka waktu tertentu perlu dievaluasi dan diperbaiki.

1.3. Macam-macam Perencanaan
Suatu perencanaan dapat dilihat dari 4 sudut pandangan, yaitu:
Tingkatan manajemen
Jangka waktu
Daerah berlakunya
Materi perencanaan

1.3.1. Tingkatan Manajemen
Dari sudut tingakatan manajemen, kita mengenal:

1.3.1.1. Perencanaan Kebijaksanaan Dasar (policy Planning atau Administrative Planning), adalah perencanaan yang memuat tentang garis besar kebijaksanaan (policy) dari seluruh kegiatan organisasi. Perencanaan kebijaksanaan dasar ini dibuat oleh pimpinan pada tingkatan top management atau manajemen puncak.

1.3.1.2. Perencanaan Program (Program Planning atau Managerial Planning), adalah perencanaan untuk menterjemahkan kebijaksanaan dasar tersebut di atas ke dalam program-program untuk dilaksanakan. Perencanaan program disusun oleh pimpinan atau manajemen menengah.

1.3.1.3. Perencanaan Operasional (Operational Planning), adalah perencanaan pada tingkat terakhir yang dibuat oleh pimpinan tingkat rendah atau tingkat pertama untuk melaksanakan program kerja di lapangan.

1.3.2. Jangka waktu
Dari sudut masa berlakunya sebuah rencana, atau berdasarkan tahapannya, kita mengenal:

1.3.2.1. Perencanaan jangka pendek, yang biasanya berlaku dalam satu, dua, tiga, empat, dan lima tahun.
1.3.2.2. Perencanaan jangka panjang, yang biasanya dibuat untuk jangka waktu 10 tahun atau lebih.
1.3.2.3. Perencanaan tahunan, yang dibuat untuk satu tahun dan merupakan program pelaksanaan dari pada perencanaan jangka pendek.

1.3.3. Daerah berlakunya
Berdasarkan daerah berlakunya, kita mengenal perencanaan yang dibuat secara internasional (antar bangsa), nasional (di dalam sebuah negara), regional (antar wilayah), dan lokal (daerah). Di dalam tata pemerintahan di Indonesia, kita mengenal urutan sebagai berikut: nasional (pusat), propinsi, kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan, dan sebagainya.

1.3.4. Materi Perencanaan
Berdasarkan materi perencanaan, kita mengenal bidang-bidang seperti: perencanaan keamanan dan ketertiban, pendidikan, industri, kebudayaan, perdagangan, keuangan, tata kota, dan sebagainya. Yang juga termasuk di dalam pembuatan rencana, tetapi adakalanya dipisahkan menjadi bab tersendiri adalah masalah-masalah penyusunan budget (biaya), standar, dan program atau acara kerja.
Sehingga secara lebih luas lagi sesungguhnya perencanaan dapat dirumuskan sebagai penetapan tujuan, kebijaksanaan dasar, prosedur, budget, standar, dan program dari suatu organisasi. Adapun kegiatannya meliputi: menetapkan peraturan-peraturan dan pedoman-pedoman pelaksanaan tugas, menetapkan biaya dan pemasukan yang diharapkan serta rangkaian tindakan yang akan dilakukan di masa depan.

Ad.2. Pengorganisasian (Organizing)

1. Arti Organisasi
Organisasi berasal dari bahasa Yunani Organon atau dalam bahasa Latin organum yang artinya alat, bagian atau anggota badan. Dari berbagai macam batasan organisasi dapat disarikan adanya dua pengertian, yaitu pertama rumusan J.D. Mooney yang menyatakan organisasi sebagai perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama, dan kedua batasan C.I. Barnard yang menyebutkan organisasi sebagai sistem dari usaha-usaha kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Dengan demikian organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam pengertian: sebagai alat dan sebagai fungsi atau organisasi sebagai manajemen. Dengan perkataan lain, berdasarkan sifatnya organisasi dapat dibedakan antara organisasi statis dan organisasi dinamis.

Organisasi statis adalah gambaran secara skematis tentang hubungan kerjasama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu usaha untuk mencapai sesuatu tujuan. Sedangkan organisasi dinamis adalah setiap kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organis, mengadakan departemenisasi, menetapkan wewenang, tugas, dan tanggung jawab dari orang-orang di dalam suatu badan/organisasi. Ringkasnya organisasi dinamis adalah kegiatan-kegiatan mengorganisir yaitu kegiatan menetapkan susunan organisasi suatu usaha.

2. Hubungan antara orang-orang di dalam suatu organisasi
Berdasarkan hubungan antara orang-orang yang terdapat di dalam suatu organisasi dikenal pula adanya organisasi formal , yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dan dikoordinasikan secara sadar untuk mencapai tujuan tertentu; dan organisasi informal yang merupakan kempulan hubungan antara pribadi-pribadi tanpa tujuan bersama yang disadari. Meskipun pada akhirnya hubungan-hubungan tak disadari tersebut ternyata dilakukan untuk mencapai tujuan bersama.
Dengan demikian seperti halnya administrasi, maka ada tiga unsur utama dalam organisasi, yaitu:
adanya sekelompok orang
adanya hubungan kerjasama antara orang-orang tersebut
adanya tujuan bersama yang ingin dicapai

3. Dasar-dasar Organisasi
Tugas pokok seorang manager antara lain adalah menyusun organisasi sedemikian rupa sehingga orang-orang dapat bekerja sama dengan efektif dalam rangka mencapai tujuan. Oleh karena itu seringkali kita dengar ungkapan bahwa seorang manager atau pemimpin yang baik adalah seorang organisator yang baik pula.

Adapun prinsip-prinsip atau dasar-dasar organisasi tersebut adalah:
Tujuan yang jelas
Kesatuan komando
Pembagian kerja
Pelimpahan Wewenang dan Tanggung Jawab

4. Bentuk-bentuk atau Tipe-tipe Organisasi

Ada 4 macam bentuk atau tipe organisasi yang sering kita temui di dalam praktik:
1. Organisasi Lini (Garis)

Organisasi Lini adalah bentuk organisasi di mana pimpinan dipandang sebagai sumber wewenang tunggal. Garis komandonya kuat dan hanya satu, yaitu dari atas ke bawah. Dengan demikian segala keputusan kebijaksanaan dan tanggung jawab ada pada satu tangan. Bentuk ini biasanya dipakai untuk organisasi yang orang-orangnya sedikit sehingga tugas-tugas pekerjaan yang ada di dalamnya juga tidak terlampau kompleks. (contoh: Struktur Organisasi Lini)
2. Organisasi Lini dan Staf

Organisasi Lini dan Staf adalah organisasi di mana pimpinan dibantu oleh sekelompok staf, yang mempunyai wewenang fungsional memberikan bantuan pemikiran/saran-saran. Sedangkan wewenang komando tetap berada di tangan pimpinan atau kelompok lini, yang melaksanakan tugas-tugas pokok dalam organisasi dan yang berhak mengambil keputusan terakhir. Bentuk ini lebih sesuai untuk organisasi yang besar dengan kegiatan yang banyak dan kompleks dan melibatkan banyak orang. (contoh: Struktur Organisasi Lini dan Staf).
3. Organisasi Fungsional

Organisasi Fungsional adalah organisasi di mana orang-orang digolongkan menurut fungsi atau pekerjaan yang mereka lakukan. Dalam bentuk organisasi fungsional bawahan mendapat perintah dari beberapa kepala bagian yang masing-masing ahli dalam bidangnya. (contoh: Struktur Organisasi Fungsional)
4. Organisasi Panitia

Organisasi Panitia adalah bentuk organisasi yang pimpinannya bersifat kolegial atau dewan, artinya terdiri dari beberapa orang. Segala keputusan diambil dan dipertanggung jawabkan secara bersama-sama. (contoh: Struktur Organisasi Panitia).


Teknik Penguasaan Lapangan Dalam Organisasi

Dalam ilmu pengkondisian lapangan ini, kita akan mempelajari dan melatih mengenai bagaimana teknik mengendalikan massa di lapangan sehingga massa bereaksi sesuai dengan apa yang kita inginkan dan agar informasi yang hendak kita sampaikan dapat diterima massa secara optimal.

Mengendalikan massa berbeda jauh tingkat kesulitannya dibandingkan jika mengendalikan kelompok orang yang berjumlah kecil. Tetapi bagi seorang tenaga professional lapangan, mengendalikan massa adalah hal yang mudah jika kita menguasai ilmunya.

Aplikasi ilmu ini dapat kita terapkan pada :
Kegiatan pengorganisasian kerja massal (kerja bakti, persiapan kegiatan dalam waktu singkat, dll)
Kegiatan yang bersifat kolosal (Tadzabur alam, rihlah, tabligh akbar, kamping dll)
Kegiatan kaderisasi


Persiapan fisik


Persiapan “fisik” yang kiranya perlu dipersiapkan :
Penampilan fisik dan kharisma (pancaran jiwa) terutama sewaktu penampilan pertama, karena dapat menimbulkan kesan pertama
“Dekorasi” seperti spanduk, poster, dll. Kesemuanya bertujuan untuk membangkitkan minat massa untuk memperhatikan dan sebagai alat bantu penyampaian informasi
Ada kalanya dekorasi juga diwujudkan dalam hal yang kreatif seperti boneka, drama, dll.
Alat komunikasi yang memadai (megaphone, sound system, dll)






Pengumpulan Massa dan Teknik Pengkondisian Awal


Tugas pertama orang-orang lapangan adalah :
Mengumpulkan massa

Massa tentu belum ada di tempat yang kita inginkan dan walau ada di tempat yang kita inginkan, belum tentu mereka berada dalam satu forum dengan kita. Tugas awal kita adalah menyatukan mereka dengan kita.

Teknik yang dapat kita gunakan adalah ajakan, perintah ataupun paksaan.

Pengumpulan ini dapat dilakukan oleh :

DanLap : Dia berada di sekitar pusat lokasi dan mengajak massa secara “ammah” untuk mengikuti kegiatan ini. Dia biasanya menggunakan alat komunikasi yang paling baik.
Wakil-wakil DanLap : Mereka bergerak mendukung tujuan DanLap. Mereka dapat menyebar ke lokasi-lokasi yang ada disekitar tempat acara (terutama lokasi yang tidak mendengar seruan DanLap ini). Tujuan penyebaran mereka untuk menginformasikan adanya acara ini. Mereka pun melakukan ajakan secara “ammah”
“Tim Lapangan” : Biasanya jumlahnya banyak, dan merekalah yang mengajak massa bergabung secara fardiyah. Misalnya dengan ajakan langsung, menyebarkan lef let, mengibarkan spanduk, dll.

Pengkondisian lapangan ini juga dapat dilakukan jauh-jauh waktu sebelum acara digelar, seperti jika acara digelar siang, maka pagi-paginya telah dilaksanakan publikasi.
Mengkondisikan massa

Massa perlu dikondisikan agar :
Massa “panas” atau bergairah
Massa siap menerima informasi
Massa (lingkungan) mendukung proses penyampaian informasi

Cara pengkondisian massa : ORASI, yel-yel, lagu, penggerakan “tim lapangan”

Kepanitiaan dalam Organisasi

Pengertian panitia menurut bahasa adalah sekumpulan beberapa orang yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan.


Urutan kerja kepanitiaan suatu kegiatan/program adalah :
Munculnya ide/rencana kegiatan/program
Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut
Pengurusan perizinan pelaksanaan kegiatan
Persiapan kegiatan
Pelaksanaan kegiatan
Evaluasi


1. Munculnya ide/rencana/sebab kegiatan/program

(Bagi officers, ide seharusnya telah diturunkan oversight.)

Sebab munculnya ide/rencana suatu kegiatan dapat berupa :
Karena tugas (melaksanakan Idul Adha)
Karena adanya moment/kesempatan.
Bentuk telah terdefinisi tetapi waktu belum terdefinisi (Ingin melaksanakan Tabligh Akbar)
Waktu telah terdefinisi tetapi bentuk belum terdefinisi (Mengisi liburan panjang)
Karena adanya tujuan yang ingin dicapai
Karena program kerja,

Kegiatan yang dilaksanakan sebaiknya :
bervariasi dan menarik

Orang akan bosan menghadiri/mengikuti kegiatan yang monoton dan tidak menarik
frekuensinya relatif sering
secara terencana mengadakan kegiatan-kegiatan yang bersifat kolosal dan partisipatif

[Agar ide-ide kegiatan dapat muncul dan dapat diwujudkan, maka markas memiliki nilai yang penting. Markas harus benar-benar menjadi tempat berkumpul sehari-hari setiap ROHANI. Hal ini karena:
Ide dapat segera ditindaklanjuti (disetujui, direncanakan, dll)

Proses pelahiran ide “dari markas” ini akan memegang peran penting tatkala kita telah go Public.]


2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut

Rapat awal adalah menyiapkan ide-ide pokok kegiatan

URUTAN TEKNIK RAPAT AWAL :

a. Persiapan rapat awal, intinya adalah mengusahakan agar seluruh anggota dapat hadir dalam rapat ini. Persiapannya mencakup :
penentuan waktu dan tempat rapat.
mengundang seluruh anggota yang terkait untuk hadir dalam rapat.

Keunggulan menggunakan surat :



mengantisipasi kelupaan orang yang diundang


beberapa orang akan merasakan pentingnya rapat itu jika diundang secara resmi dengan surat
jika perlu dapat saja mengadakan hal menarik agar peserta rapat termotivasi untuk datang

Catatan : jangan sampai melupakan seorang pun !!
Persiapan rapat “serumit” ini perlu kita pahami saat kita memimpin jumlah pengurus yang besar (saat go public)


b. Pelaksanaan rapat, hal-hal yang dibahas dalam rapat awal adalah:


Penentuan deskripsi kegiatan (mencakup bentuk, waktu dan tempat kegiatan yang belum terdefinisi)

Cara yang dapat digunakan :




dengan diskusi (usul-usul)


dengan cara Brain Storming. (Lihat tip-tip BS)


Setelah kegiatan terdeskripsi perlu dilakukan SWOT. Hasil SWOT ini akan membantu memutuskan apakah kegiatan ini baik untuk dilaksanakan atau tidak.

PERHATIKAN : Program dan sasaran dari kegiatan ini harus jelas dan terkomunikasi kepada seluruh anggota yang terkait.


Penentuan kepanitiaan,

Yang pertamakali dipilih dalam kepanitiaan ini adalah ketua panitia.

Seorang ketua panitia hendaknya minimal :



Memiliki pengetahuan yang cukup akan kegiatan yang akan dilaksanakannya


Bersikap adil(atas amanat yang diterimanya) dalam memberikan tugas.

Sedangkan anggota yang memilih hendaknya :



Memilih ketua tersebut dengan serius.


Bersedia taat kepada ketua tersebut, baik dikala mudah maupun dikala sulit.


Dalam struktur kepanitiaan, yang selalu ada adalah : Ketua, sekertaris dan bendahara.

Jika hendak mengadakan wakil ketua, sekertaris I, bendahara I, dsb., hal ini terserah panitia yang juga disesuaikan dengan keadaan.

Adapun seksi-seksi yang diadakan, disesuaikan dengan keadaan juga dan jenis kegiatan yang akan dilakukan. Seksi-seksi yang diadakan dapat berupa seksi humas, dana usaha, acara, sarana prasarana, perizinan, transportasi, konsumsi, kebersihan, dekorasi, keamanan, publikasi, dokumentasi, dsb.


Yang perlu diperhatikan, hendaknya kepanitiaan ini bersifat padat karya.

Partisipasi seseorang dalam kegiatan suatu organisasi Insya Allah akan berakibat positif bagi tumbuhnya kepercayaan dan loyalitas orang tersebut akan organisasi itu.


Sistem komando (kontrol, evaluasi dan disiplin) seksi-seksi yang ada dapat berupa :



langsung kepada ketua


melalui koordinator

Jika SDM yang ada tidak mencukupi jumlah seksi-seksi yang ada, maka seseorang dapat saja menjabat lebih dari satu jabatan di kepanitiaan.


Walaupun telah ada ketua panitia, kepemimpinan tetap bersifat kolektif. Kesalahan seorang panitia akan ditanggung oleh seluruh panitia. Jangan selalu bergantung kepada ketua.

Pendeskripsian tugas, agar :

· Setiap orang mengerti & jelas akan tugasnya, agar :




akan mengurangi beban ketua



dapat bekerja mandiri



lebih memotivasi orang untuk berkreasi (otonomi)

· Setiap tugas terdelegasikan sehingga tidak ada tugas yang tidak terkerjakan karena lupa (tidak terdeteksi semenjak awal) atau tidak ada yang merasa bertanggung jawab.

Sebagai acuan pendeskripsian tugas panitia, harus diketahui terlebih dahulu hal-hal apa saja yang harus disiapkan guna berlangsungnya acara ini.



Pembuatan time schedule/daftar waktu kerja

Hal ini membantu evaluasi persiapan kegiatan. Selain itu panitia tidak perlu menunggu perintah ketua untuk bekerja karena telah mengetahui kapan saja ia harus bekerja.

Pedoman pembuatan time schedule dapat merujuk kepada hal-hal apa saja yang harus dilakukan pada tahap persiapan kegiatan.

Standar time schedule ROHANI :
Aktivitas
Waktu

I
II
III
IV

A













B















Penentuan anggaran kegiatan dan cara pemenuhannya.

Biasanya setiap seksi diminta untuk membuat anggaran dana yang dibutuhkan seksi tersebut.

c. Pasca Rapat

Hasil rapat perlu disosialisasikan kepada anggota lainnya yang tidak hadir sewaktu rapat. Hal ini berguna agar setiap anggota merasa ikut bertanggung jawab atas kegiatan ini.


3. Pengurusan perizinan kegiatan

Pengurusan perizinan dapat dibagi dua :

a. Perizinan dengan proposal

Akan sangat membantu dalam tahap perizinan ini jika sejak semula kita telah membina hubungan yang baik dengan pihak pemberi izin.

b. Perizinan dengan surat (dengan melampirkan proposal)

Perizinan dengan surat dilakukan jika dibutuhkan saja.

Perizinan dengan surat dilakukan misalnya untuk peminjaman ruangan atau prasarana, izin keramaian pada polwiltabes, dsb.

Kita memiliki beberapa kegiatan-kegiatan mendasar yang jika perizinannya gagal, kegiatan tersebut harus tetap dilaksanakan. Seperti dauroh dan training. Kegiatan-kegiatan ini adalah kegiatan mendasar ROHANI yang jika diizinkan kita jalankan dengan legal, jika tidak kita tetap laksanakan dengan istilah Under Ground Movement.


2. Persiapan kegiatan

Dalam tahap ini, setiap panitia melaksanakan tugasnya sesuai dengan deskripsi tugas dan time schedule yang telah disepakati sewaktu rapat awal.

Sering timbul masalah-masalah yang belum terantisipasi dalam rapat awal. Karena itu kebersamaan panitia dan evaluasi persiapan sangat penting dalam tahap ini.

Jalur komunikasi dan informasi antar sesama panitia pun cukup penting karena kemungkinan sesama panitia akan sulit bertemu karena memiliki kesibukan dalam tanggung jawabnya yang berbeda. (Mungkin sebuah buku komunikasi akan sangat bermanfaat)

Ketua harus senantiasa memonitor situasi dan mengevaluasi persiapan ini melalui sistem komando yang telah dipilihnya sewaktu rapat awal.

Evaluasi ini adalah baik evaluasi persiapan itu sendiri ataupun pemantauan ghirah panitia. Jika ghirah panitia menurun, maka ketua harus segera mengantisipasinya.

Untuk beberapa jenis kegiatan, perlu adanya technical meeting baik dengan sesama panitia ataupun dengan peserta tidak jauh sebelum pelaksanaan kegiatan untuk mematangkan pelaksaan kegiatan.

Karena dalam pelaksaan kegiatan kemungkinan besar koordinasi antar panitia agak sukar, maka technical meeting disini memainkan peranan yang penting. (Tetapi untuk kegiatan-kegiatan besar non-partisipatif, maka technical meeting adalah urusan teman-teman dari operation)


3. Pencarian Dana

Sumber-sumber dana :


Dana Usaha : (Alternatif yang pernah dikerjakan)
Penjualan baju
Penjualan soal-soal ujian
Penjualan koran bekas
Profit kegiatan

Sponsorship

Tip-tip pembuatan proposal : ringkas, unik (orang lebih tertarik membacanya daripada proposal lain), jelas, memastikan adanya prospek bagi yang terlibat didalamnya.
Arsip proposal apa saja
Penjelasan ikatan kerjasama
Komunikasi (duta pembawa proposal)


Arsip-arsip dalam proposal sponsorship :
Surat pengantar
Proposal
Pada lampiran terdapat ketentuan sponsorship
Surat tanda terima proposal
Surat perjanjian kerja sama

Donatusi
Kejelasan Proposal
Komunikasi (duta pembawa proposal)
Ada cinderamata
Kwitansi

Arsip-arsip dalam proposal donatusi :
Surat pengantar
Proposal
Pada lampiran terdapat ketentuan donatusi
Kwitansi
Cinderamata

Dana Pribadi

4. Pelaksanaan Kegiatan

Untuk kegiatan-kegiatan tertentu, pelaksanaan menjadi tanggung jawab Operation.


5. Evaluasi

Evaluasi berguna untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan sesuatu pekerjaan sehingga dengan demikian dapat ditentukan tindakan selanjutnya bagi suatu tujuan.
Bagi angkatan pelaksananya :


Untuk mempelajari kekurangan yang terjadi

agar kelak tidak mengulangi kekurangan yang serupa

dan dapat mengusahakan agar kegiatan yang mendatang menjadi lebih baik
Bagi angkatan berikutnya :


Belajar dari pengalaman angkatan sebelumnya

Sehingga perbaikan yang dilakukan tidak mulai lagi dari nol

Hal ini dapat terwujudkan hanya jika ada di ROHANI ini suatu sistem evaluasi kegiatan yang rapi yaitu dalam bentuk laporan kegiatan yang terarsipkan.

Hasil evaluasi hendaknya diarsipkan dalam bentuk laporan kegiatan yang sistematis.

Evaluasi disini mencakup evaluasi tahapan persiapan kegiatan dan pelaksanaan kegiatan dengan evaluasi tiap tahapan kurang lebih terdiri dari:
Deskripsi pelaksanaan tahapan tersebut
hasil-hasil dari tahapan tersebut
Kekurangan, kesalahan, hambatan atau masalah yang terjadi
Saran bagi kegiatan selanjutnnya